O controle de férias dos colaboradores é uma das principais funções da equipe de RH e DP. É assim que a empresa consegue planejar os períodos de descanso dos funcionários. Por isso, nesse artigo vamos te mostrar algumas dicas de como realizar esse controle de forma eficiente. Confira:
Férias trabalhistas na definição da CLT
As férias são o período de descanso que, por direito, deve ser fornecido a todos os trabalhadores em regime CLT. Assim como os demais benefícios, as férias devem ser controladas corretamente pela empresa.
Antes da reforma trabalhista, o funcionário poderia escolher dividir seu tempo de férias somente em 2 períodos. Nos dias atuais, com a CLT atualizada, esse período pode ser dividido em até 3 vezes. Porém, é necessário que um desses períodos tenha pelo menos 14 dias corridos, assim como os outros dois períodos não podem ser inferiores a 5 dias.
Como fazer o controle de férias
Para fazer de forma eficaz o controle de férias, é preciso estabelecer uma política interna. Através dela é que a empresa garante uma boa comunicação com os colaboradores, deixando claro quando o descanso pode ser solicitado, como fazer para pedir e quem procurar para falar sobre esse assunto. É importante que estas questões sejam comunicadas a todos os profissionais de maneira clara e objetiva.
Para controlar as férias dos funcionários, ter os históricos de cada um é imprescindível. Dessa forma, o Departamento de Pessoal é capaz de saber quais profissionais já estão em regime de concessão e quantos dias cada um tem direito.
Além disso, um sistema de controle de ponto, como o Sonoda Ponto, também é com certeza um excelente aliado para que a empresa evite erros no controle da jornada de trabalho dos profissionais, sabendo em quais dias houve faltas injustificadas e atrasos, por exemplo.
E, finalmente, com todas essas informações juntas, é importante traçar o cronograma de férias. Isso facilita com que os gestores e líderes consigam ter um controle maior, pois poderão consultar sempre esse controle e a produtividade não cairá, uma vez que os setores não serão prejudicados com a ausência.
Benefícios do controle de férias
Possuir uma política de férias organizada traz benefícios tanto para a empresa quanto para os profissionais.
Benefícios para a empresa
- Organiza a escala de faltas evitando problemas na execução das tarefas;
- Aumenta o controle gerencial, permitindo que os gestores organizem melhor os horários de trabalho;
- Assegura o cumprimento das obrigações e auxilia o departamento de pessoal no cálculo das férias;
- Gera dados sobre a necessidade de contratação de trabalhadores temporários para suprir a falta de mão de obra.
Benefícios para o funcionário
- Possibilita o planejamento pessoal e familiar do empregado para que ele possa usufruir do descanso remunerado;
- Oferece transparência ao trabalhador, indicando os prazos para solicitação de férias ou os meses menos adequados para se ausentar;
- Dá abertura para negociar saídas, parcelamento de férias e até mesmo abonos em dinheiro.
5 passos para fazer o controle de férias dos funcionários
Agora que sabemos os benefícios do controle de férias para a empresa e para os próprios funcionários, vamos traçar 5 passos para implementar uma política eficaz para garantir uma boa gestão do controle de férias:
1. Organize o histórico de férias da empresa
O controle de férias começa com o registro em detalhes, informando todos os períodos fornecidos aos colaboradores. Esse histórico deve conter:
- o nome do funcionário;
- o período de carência;
- número de dias já utilizados.
- Organizar um mapa com dados reais ajuda no planejamento. Assim, a empresa reduz a possibilidade de cometer erros e gerar responsabilidades trabalhistas, caso o empregado não tire férias no prazo previsto em lei.
2. Defina um cronograma
O RH deve estipular claramente os prazos e orientar os funcionários a solicitarem suas férias com antecedência. Esse cuidado é fundamental, pois o controle das férias visa o planejamento da empresa e dos colaboradores.
Além disso, o planejamento sempre ajuda os gestores a se organizarem para cobrir as férias dos funcionários e manter o controle sobre a produção.
3. Prepare a equipe
Antes de liberar os colaboradores para suas férias, invista em treinamento para que a equipe consiga contornar as ausências. É preciso organizar o plano de trabalho para evitar que o processo fique parado, afetando a produtividade e as entregas das demandas dentro dos prazos.
O cronograma estabelecido no passo anterior ajudará os gestores a designarem colaboradores com capacidade para responder às solicitações, e os colaboradores que estão prestes a sair de licença poderão delegar seu trabalho aos colegas.
4. Evite o acúmulo de funções
O planejamento também evita que a equipe sofra com a ausência dos integrantes. Afinal, quando os funcionários estão de férias, os projetos precisam continuar, e não é certo sobrecarregar alguém que acabará esgotado por excesso de trabalho.
Nesse sentido, é importante atribuir responsabilidades e sempre ouvir o feedback dos funcionários para reatribuir, se necessário. Além disso, é claro, avaliações de desempenho sempre devem ser aplicadas para corrigir falhas de processo.
5. Priorize a demanda interna
As empresas devem considerar os períodos de alta demanda antes de conceder férias individuais ou em grupo. Por isso, empresas em períodos de pico de produção, como festivais, devem organizar horários para não prejudicar o andamento dos trabalhos.
Geralmente, os funcionários preferem tirar folga durante o verão ou quando os funcionários tem filhos que saem de férias escolares. Por isso é importante manter o planejamento familiar e de carreira sincronizados para não atrapalhar o trabalho da empresa.
Fica claro o quanto o controle de férias é importante para uma empresa e como isso afeta diretamente diversas métricas. Esperamos que com as nossas dicas você consiga organizar as férias da sua empresa de forma eficiente, tranquila e, acima de tudo, justa e com controle!
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