Dentro das empresas, a automatização de processos já foi vista muitas vezes como ameaça, diante do pensamento de que os funcionários poderiam ser substituídos por máquinas.
Caso essa questão realmente acontecesse, muitos departamentos seriam afetados, dentre eles, o da comunicação, seja ela externa ou interna.
E é exatamente aí que percebemos o engano: a automatização, na verdade, vem para para agilizar e otimizar processos, podendo reduzir custos e tempo gasto nas ações. Mas de que maneira podemos tornar esse processo humanizado?
Confira no artigo a seguir!
A comunicação envolve tanto a parte de relacionamento com os clientes, o posicionamento e a divulgação da empresa de diversas maneiras, quanto a rotina das empresas, que têm o papel de conversar com os funcionários e motivá-los constantemente.
Profissionais motivados são capazes de produzir mais e melhor, e a automatização, através do uso de softwares de gerenciamento, por exemplo, pode tornar atividades, que eram manuais e desgastantes, mais dinâmicas e assertivas.
Por outro lado, pensando na comunicação externa, a automatização de processos tem como função tornar a resposta ao cliente mais rápida e eficaz, eliminando possíveis problemas na transmissão de importantes mensagens.
Comunicação externa
Para a comunicação externa, ou seja, a comunicação direta com o cliente, a automação funciona desde ações simples – como agendamento de postagens nos canais de comunicação digitais e seguir de volta os usuários – até a utilização de ferramentas mais sofisticadas.
Entretanto é necessário lembrar que o uso da tecnologia não deve tornar a resposta ao cliente fria e robotizada, visto que isso afeta consideravelmente a maneira como a marca é vista e afasta a ligação com a empresa.
A proximidade e a conexão da marca com o cliente não pode se perder ao se envolver com uma comunicação despersonalizada e padrão, que é automatizada apenas na intenção de cortar gastos.
Levando tudo isso em consideração, a empresa tem que se manter atenta para o jeito de como a “máquina” é programada. Uma ferramenta fundamental para otimizar o tempo gasto com esclarecimentos de dúvidas ou serviços são os chatbots. Os chatbots são programas que utilizam a inteligência artificial para interagir com os clientes, dentro de sites ou apps.
É preciso que as mensagens enviadas pelos “bots” tenham sido trabalhadas de forma a tornar a conversa calma, receptiva e simpática, dando o suporte desejado e fazendo com que o cliente se sinta acolhido.
Outra alternativa bacana é humanizar o próprio “bot”! É só criar uma identidade para o “personagem”, representando o conceito trabalhado agregado à empresa.
Um ótimo exemplo de bot humanizado, é a persona “Lu” da empresa Magazine Luiza, eleito o melhor bot na categoria serviços no 1º Bots Brasil Awards.
Comunicação interna
Assim como já mencionamos a eficácia dos chatbots na comunicação externa, eles também podem ser utilizados na comunicação interna, centralizando a conversa sobre processos de produção em apenas um lugar, sem precisar utilizar diferentes aplicativos de mensagens.
Também é possível informar os funcionários rapidamente sobre decisões e demandas da empresa, além de compartilhar resultados e conquistas.
Para deixar a relação entre os gestores e as equipes ainda mais dinâmica, softwares de gerenciamento são indicados. Através deles, é possível trabalhar a gestão de pessoas com muito mais praticidade e autonomia.
Com os softwares, é possível qualificar e quantificar o trabalho individual de cada colaborador, tendo fácil acesso à quantas alterações foram necessárias para a aprovação de um produto e o tempo gasto para cumprir a demanda, por exemplo.
Isso facilita muito o trabalho do líder, do DP e RH. Analisar rapidamente o desempenho da equipe, além de possibilitar um melhor acompanhamento, contribui, consequentemente, com uma distribuição de feedbacks – sejam eles de críticas construtivas ou elogios – mais dinâmica.
Na comunicação interna, os feedbacks resultam em maior sintonia entre os colaboradores e ao que a empresa espera de cada um.
Com a otimização dos relatórios, antes elaborados manualmente, o diálogo entre a equipe torna-se mais natural e humanizado, entendendo o tempo do colaborador, o que ele pode ofertar, e qual o melhor meio para que ele possa alcançar o seu potencial.
