O batimento do ponto eletrônico é uma etapa simples, mas muito importante na rotina da maioria dos trabalhadores. Para a maioria dos funcionários de uma empresa, bater o ponto já é praticamente automático. Ainda sim, há a parcela que acaba esquecendo, se atrasa, ou simplesmente bate o ponto em horários errados.
Nesse artigo você vai conferir os três principais erros em seu sistema de ponto e saber o que fazer para evitá-los.
1. Esquecer o batimento ou marcação
Mesmo o batimento do ponto sendo responsabilidade dos funcionários, é seu dever cobrá-los para evitar que a situação de esquecimento seja recorrente.
Embora prejudicial, esse é o erro mais comum, especialmente nas situações em que os profissionais estiverem com pressa para chegar à reunião ou exaustos após um dia cansativo de trabalho, por exemplo.
Se um funcionário se esquecer de fazer uma marcação, o gestor deve notificá-lo e a hora deve ser inserida manualmente.
Desta forma, lembre-se que o sistema de controle de ponto pode enviar alertas por e-mail ou celular através de SMS e notificações push. Estes alertas são muito importantes pois ajudam a reduzir o número de pontos não marcados.
2. Errar no cálculo das horas extras
As horas extras estão no topo da lista dos principais motivos que levam aos processos trabalhistas. Além disso, vale lembrar que nem sempre o excesso de horas extras é sinônimo de produtividade.
O cálculo das horas extras não é escolha da sua empresa. E, para isso, é preciso contar com a precisão do relógio eletrônico. Certas mudanças, como o início do horário de verão, por exemplo, podem atrapalhar o cálculo das horas extras. O mesmo se aplica se você inserir a hora errada. As marcações precisam ser duplicadas e um sistema pode calcular tudo isso automaticamente, sem intervenção humana e por consequência sem margem para erros.
3. Usar planilhas para fazer a gestão dos pontos
Para complementar o tópico anterior, é essencial evitar erros de controle de ponto, o que requer minimizar o nível de interferência humana neste processo. Configurar o sistema é muito útil porque os cálculos são feitos automaticamente. Portanto, o uso de planilhas, cadernos e outras ferramentas manuais expõe as verificações pontuais a erros e fraudes.
Por exemplo, um colaborador malicioso pode pedir à outra pessoa para registrar seu ponto. As fórmulas da planilha também podem ser problemáticas e podem reduzir a precisão das verificações das horas de trabalho.
Não se deve esquecer que o espelho ponto deve ser assinado pelo colaborador e pela empresa. Se isso não for feito, este documento pode ser usado para ações jurídicas contra a empresa. Esse é outro aspecto que os sistemas digitais podem resolver, uma vez que já é possível assinar espelhos online.
Ao evitar esses erros de tempo e jornada, você pode dimensionar com precisão os dias de trabalho de sua equipe. Dessa forma, você poderá encontrar métricas como absenteísmo, rotatividade e produtividade, além de focar seus esforços em outros pontos que precisam de sua atenção.
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